O instituto ImagineAcredite está dando mais um passo em prol de todas as Organizações da Sociedade Civil, como Comunidades Terapêuticas, Institutos, Associações, Fundações, etc. Com o objetivo de potencializar e sistematizar as atividades das entidades, por meio da Agência de Publicidade, foi lançado hoje um software multiusuário compatível com todas as plataformas e dispositivo: Windows, Android, IOS e Linux. O sistema online armazena todas as informações em Nuvem, com a interface simples, totalmente seguro e acessível de qualquer local. Basta fazer o download pelo Play Store ou Apple Store.
Sendo assim, a ImagineAcredite visa às CTs mais organização na gestão do tempo de seus colaboradores; a unificação de todas as informações dentro do mesmo sistema; a prestação de contas de forma automatizada junto a Senapred, a Sejus e Secretarias de Políticas Sobre Drogas nos Estados e Municípios do Brasil; a ficha completa do acolhido e seus familiares; o controle e agendamento de atividades; a evolução do tratamento; o prontuário de atendimento médico; o controle de intercorrências e de advertências; o controle de estoque e financeiro; a captação de recursos; contratos; anotações entre outras funções.
O software disponibiliza um login e a senha para que os fundadores, coordenadores e voluntários tenham acesso à essas informações unificadas, durante o acolhimento e o pós-acolhimento para acompanhar cada ressocializado. Além disso, as entidades que adquirirem o programa vão contar com dois modelos inovadores de qualidade: o envio de mensagem individual pelo whats app e o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED).
A princípio, o suporte está sendo desenvolvido na Plataforma PHP, mas em breve migrará para PHYTON com inteligência artificial, capaz de identificar o estado emocional da pessoa.
Controle de Anotações
O controle de anotações está vinculado ao GED e permite, desde a entrada do acolhido até a saída, acompanhar a evolução por meio de documentos, fotografias e vídeos. Os tipos de anotações podem ser diversos, como aconselhamentos, anamnese, anotações do coordenador, evolução do vínculo familiar, espiritual e psiquiátrica, ocorrências, triagem e admissão, triagem e desligamento e as triagem e externas. Ressalta-se que o gestor e os colaboradores podem personalizar cada tipo de anotação.
Ademais, é possível configurar os tipos de respostas para facilitar as anotações, como respostas sim ou não, múltiplas escolhas, texto curto ou texto longo, facilitando tanto as entrevistas quanto as respostas dos internos. Com isso o colaborador, o coordenador, o médico ou psicólogo terão uma sequência de anotações que permitirão ver a evolução do interno, com auxílio também de relatórios de estatísticas.
Controle Financeiro
O controle de financeiro é totalmente integrado a todos os módulos podendo assim a instituição fazer inserir as admissões dos internos, as atividades, os custos com voluntários e colaboradores, o controle de doações, a compra de materiais e equipamentos (vinculado ao controle de estoque), os projetos de execução e recursos recebidos (as subvenções), além do controle de custo com as obras.
Para tanto, o sistema tem: o controle de contas a pagar; o controle de contas a receber e baixa de pagamentos. A exemplo:
O gestor precisa de um relatório de uma obra de um projeto tal. O sistema gera prontamente o relatório, tendo em vista que o controle financeiro é feito em uma única tela. Ou seja, quando o gestor faz os lançamentos, o sistema já entende o que é contas a pagar; contas a receber; e baixa de despesa. Ainda conta com o cálculo de multas, juros e descontos. Por meio do Gerenciamento Eletrônico dos Documentos todas as notas e os contratos vinculados aquela despesa podem ser anexados.
Plano de Contas
O dispositivo tem três níveis de plano de contas: N1, N2 e N3, onde no lançamento coloca-se apenas a N3 e o sistema prontamente já distribuí as despesas ou receitas nas N1 e N2, permitindo ainda que sejam criados Ns caixas para Ns finalidades. Veja o exemplo:
Quando o administrador seleciona no plano de contas uma despesa com energia, o sistema já coloca como débito a pagar. Gravando a partir da data do vencimento, já passa a ser uma conta a receber e uma conta a pagar e o sistema já coloca baixa na data automaticamente. O sistema ainda permite que a baixa possa ser selecionando apenas de não quitado para quitado. Exemplo: A instituição tem um título de R$ 100 reais e foi pago apenas R$ 80. O sistema pega esse valor dá baixa nos R$ 80 e automaticamente preenche os campos de quitado e os campos de pagamento. Ou simplesmente coloca a data do pagamento e o sistema já entende que o valor que foi dado baixa foi o mesmo valor gerado do título. Também pode colocar as compras parceladas, informado somente as parcelas e o sistema já gera as parcelas de todos esses pagamentos.
- Calendário
O sistema financeiro permite o acompanhamento com o calendário, com as datas de todos os pagamentos vinculados e lançamentos por dia, semana e mês, possibilitando visualmente um quantitativo de contas a pagar, receber ou contas pagas.
- Filtro
O filtro possibilita ao gestor Ns possibilidades de fazer uma filtragem. Exemplo:
Digamos que o gestor queira filtrar uma conta de uma subvenção. Então é selecionado somente aquela subvenção. Ou, quer saber de duas subvenções ou mais, então na tela de filtro têm todas as suas subvenções que foram cadastradas e o gestor seleciona. O filtro vale para todas as informações, como convênio, contas, campanhas, bancos entre outros. De maneira simples, tudo pode ser visualizado em um calendário, pode ser impresso o relatório ou baixar em PDFs para ser visualizado.
- Importação de dados
Todos os cadastros no sistema têm um botão para importar dados a partir de uma tabela do Excel. Quando o gestor clica em importar dados, abre-se essa tela, seleciona o arquivo em Excel e a partir desse momento relaciona o dado que está na tabela do Excel com o nome do dado que está no sistema.
Porém, caso seja uma tabela complexa onde existem vários relacionamentos, possivelmente terá que se fazer algo mais específico para resolver a situação.
- Exportação de dados
O sistema permite de uma maneira inteligente exportar os dados. Ao abrir no Excel ou em outro Gerenciador Eletrônico, pode fazer uma alteração no relatório e exportar para o contador, que irá importar para seu programa de contabilidade geral. Então, nas contas N3, N1 e N2, o administrador vai determinando em cada líder desse, qual é o plano de contas relacionado com o plano de contas contábil. Ou seja, pode ter dentro da contabilidade uma conta e o administrador cria no sistema várias contas relacionadas àquela conta do plano contábil.
Gestão de Projetos
O gestor acompanha os projetos vinculados aos convênios desde a elaboração, na estruturação, na realização e finalização. Por meio do financeiro, o gestor acessa os custos, os insumos e o estoque. Também há disponível os contratos com as empresas ou pessoas que vão realizar a obra e as autorizações. Para melhor entendimento, vamos ao seguinte exemplo:
O administrador abre um projeto que está no status de elaboração, onde são inseridos todos os orçamentos e as necessidades para a execução. Quando o projeto é aceito, o administrador tem um convênio, um processo, um contrato, a data de liberação e a data limite de prestação do projeto, a conta específica do banco X que irá executar este projeto e o concedente do projeto.
Quando o administrador for lançando no financeiro, de forma imediata ele já vincula o concedente, a conta, o convênio, o processo e o contrato. Com isso, no futuro poderá selecionar relatórios por conta, por intervalo de data, por concedentes – ver quantos projetos em todos os concedentes e quantos já concederam de subvenção –, além de vincular vários convênios deste projeto à contabilidade.
Gestão de Obras
O administrador acompanha o que entrou e o que foi gasto nas obras, como os materiais comprados. Além do administrador vincular ao financeiro, terá uma vinculação também com o controle de estoque. Quando chegam as subvenções, o administrador tem mais um controle: o controle de aditivos vinculado ao projeto e ao financeiro.
Controle de Colaboradores e Voluntários
O gestor faz um acompanhamento das ações dos colaboradores e voluntários, distribuindo pautas e funções diária, mensal, semanal e anual. O diferencial é eu os colaboradores podem ser de regime CLT, contratado ou avulso. Já para os voluntários, o gestor determina o limite máximo de prestação de serviço e limita os horários. Por meio do controle financeiro, o gestor ainda determina o auxílio alimentação e transporte para os voluntários, além de configurar o termo de voluntariado no sistema.
Controle de Atividades
O gestor faz o controle das atividades de todos os procedimentos e vinculando aos colaboradores, voluntários e contratados, a partir um agendamento de todas as atividades do decorrer do dia, semana, mensal e anual. Para isso, as atividades podem ser pré-configuradas, permitindo apenas que o coordenador verifique se está tudo Ok, além de determinar a função de cada pessoa nesse processo.
Saiba Mais
Ficou interessado? Entre em contato com o fundador da ImagineAcredite, Sérgio Botelho Júnior, para mais informações.
ASCOM
